Politique de confidentialité

1. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

   Qui traite vos données ?

La société ACTIMMIS, SARL au capital de 12 000 €, RCS d’AIX-EN-PROVENCE n° 445 105 323, Anthelios BAT C — 75 rue Marcelin Berthelot — 13290 AIX-EN-PROVENCE, est responsable du traitement de vos données à caractère personnel pour l'ensemble des activités décrites dans la présente politique.

En l'absence d'obligation légale de désignation d'un délégué à la protection des données (DPD), la Société a désigné un référent à la protection des données, point de contact unique pour toute question relative à vos données :

Référent DPD : Monsieur Olivier CALAIS

Email : ocalais@actimmis.fr

Courrier : ACTIMMIS — Référent DPD, Anthelios BAT C, 75 rue Marcelin Berthelot, 13290 AIX-EN-PROVENCE

2. Quelles données collectons-nous ?

Les données collectées varient selon votre qualité et la nature de votre relation avec la Société. Selon le cas, il peut s'agir de :

• Données d'identification : nom, prénom, date de naissance, coordonnées personnelles ou professionnelles ;
• Données contractuelles et financières : éléments du contrat de travail ou de formation, données de facturation et de paiement ;
• Données pédagogiques : parcours de formation, résultats d'évaluations, attestations, présences (feuilles d'émargement, journaux de connexion) ;
• Données professionnelles : qualifications, certifications, expériences, données relatives à l'emploi ou au financement de la formation ;
• Données techniques : adresse IP, identifiants de session, journaux de connexion aux plateformes numériques ;
• Dans des cas strictement limités, données sensibles (santé, handicap) : uniquement avec votre accord explicite ou pour satisfaire une obligation légale.

 Nous appliquons strictement le principe de minimisation : seules les données nécessaires à la finalité poursuivie sont collectées.

3. Pourquoi traitons-nous vos données ?

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes, chacune reposant sur une base juridique précise :

1. a) Exécution d'un contrat (art. 6, 1, b du RGPD)

Gestion de la relation contractuelle de formation ou de travail : inscription, suivi pédagogique, délivrance des attestations, facturation, gestion des conventions avec les commanditaires.

1. b) Respect d'une obligation légale (art. 6, 1, c du RGPD)

Obligations issues du droit de la formation professionnelle (feuilles d'émargement, bilan pédagogique et financier, contrôles L. 6361-1 et s. CT), obligations sociales et fiscales (DSN, registre unique du personnel, conservation des bulletins de paie), certification Qualiopi, transmission au SI-CPF.

1. c) Intérêt légitime de la Société (art. 6, 1, f du RGPD)

Amélioration continue de l'offre pédagogique, sécurité des personnes, des biens et des systèmes d'information, prévention et détection des fraudes, conservation des preuves d'exécution des prestations, prospection commerciale BtoB (personnes physiques agissant en contexte professionnel). Un test de mise en balance a été réalisé et documenté pour chacun de ces traitements. Vous pouvez exercer votre droit d'opposition à tout moment.

1. d) Votre consentement (art. 6, 1, a du RGPD)

Prospection commerciale par voie électronique à destination des particuliers (BtoC), envoi de newsletters, dépôt de cookies non essentiels, utilisation à des fins promotionnelles de témoignages ou de photographies. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans conséquence sur les traitements antérieurs.

4. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données ne sont conservées que le temps strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmenté, le cas échéant, des délais légaux de prescription ou de conservation applicables. À titre indicatif :

• Salariés : durée du contrat de travail, puis 3 à 5 ans (prescription prud'homale) et jusqu'à 50 ans pour certains documents concourant à l'ouverture des droits à la retraite ;
• Stagiaires et apprenants : durée de la formation, puis durées prévues par la réglementation de la formation professionnelle et les exigences du contrôle financier ;
• Clients et commanditaires : durée de la relation commerciale, puis 5 ans (prescription commerciale) et 10 ans (pièces comptables) ;
• Prospects : 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect ;
• Cookies : 13 mois maximum à compter de leur dépôt, sans prolongation automatique à chaque visite.

 Au terme de ces durées, les données sont supprimées de manière sécurisée, anonymisées de manière irréversible, ou archivées en base intermédiaire à accès strictement restreint.

5. Avec qui partageons-nous vos données ?

Vos données ne sont jamais vendues ni louées à des tiers. Elles peuvent être communiquées, dans des conditions précises et limitativement définies, aux catégories de destinataires suivantes :

• Personnels internes habilités de la Société, dans la stricte limite de leurs attributions ;
• Financeurs de la formation professionnelle : OPCO, France Travail, Caisse des dépôts et consignations (SI-CPF), conseils régionaux, ministères compétents ;
• Organismes certificateurs : pour les audits Qualiopi et la délivrance des titres et certifications ;
• Sous-traitants techniques : hébergeurs, éditeurs de plateformes LMS, outils de visioconférence, prestataires de paie et de comptabilité. Chacun est lié à la Société par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD ;
• Conseils et auxiliaires de justice, lorsque cela est nécessaire à la défense des intérêts de la Société ;
• Autorités administratives, judiciaires ou de contrôle, sur réquisition régulière ou en vertu d'une obligation légale.

 Lorsqu'un prestataire est établi en dehors de l'Union européenne, le transfert n'est réalisé que s'il bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ou s'il est encadré par des clauses contractuelles types, conformément au chapitre V du RGPD.

6. Quels sont vos droits ?

En application du chapitre III du RGPD et de la Loi Informatique et libertés, vous disposez des droits suivants, exerçables gratuitement auprès de notre référent DPD :

• Droit d'accès (art. 15 RGPD) : obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie ;
• Droit de rectification (art. 16) : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement — « droit à l'oubli » (art. 17) : obtenir la suppression de vos données dans les hypothèses prévues par le texte (données non nécessaires, retrait du consentement, opposition, traitement illicite…), sous réserve de nos obligations légales de conservation ;
• Droit à la limitation (art. 18) : obtenir le gel temporaire d'un traitement en cas de contestation ;
• Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur notre intérêt légitime ; s'opposer inconditionnellement à un traitement à des fins de prospection commerciale ;
• Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré, lisible par machine, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat ;
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité des traitements antérieurs ;
• Droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès (art. 85 LIL).

7. Comment exercer vos droits ?

Toute demande peut être adressée à notre référent à la protection des données par l'un des moyens suivants :

 Par email : ocalais@actimmis.fr

Par courrier : ACTIMMIS — À l'attention du Référent DPD, Anthelios BAT C, 75 rue Marcelin Berthelot, 13290 AIX-EN-PROVENCE

 Afin de prévenir toute usurpation d'identité, la Société peut vous demander de justifier de votre identité. Elle s'engage à vous répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prorogé de deux mois supplémentaires pour les demandes complexes ou nombreuses, après information préalable.

8. Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation en vigueur, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), autorité de contrôle compétente en France :

 Adresse : CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS Cedex 07

Site internet : www.cnil.fr

 Ce recours ne constitue pas un préalable obligatoire. Vous pouvez saisir la CNIL directement, sans avoir préalablement saisi la Société. Nous encourageons néanmoins un contact préalable avec notre référent DPD afin de permettre, dans toute la mesure du possible, un règlement amiable du différend.

TABLEAU RÉCAPITULATIF DES TRAITEMENTS DE DONNÉES

Société ACTIMMIS — Responsable du traitement | Référent DPD : ocalais@actimmis.fr

Note : Ce tableau constitue une synthèse à vocation informative. Les durées de conservation, bases juridiques et destinataires peuvent varier selon la nature précise du traitement, les obligations légales applicables et les évolutions réglementaires. La version intégrale de la Politique de confidentialité, qui seule fait foi, est disponible sur demande auprès du référent à la protection des données

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